尊敬的XXX公司：
您好！本人代表XXX（甲方），特此致函，就履约保证金退款的相关事宜与贵公司进行沟通和协商。
首先，感谢贵公司对我们合作项目的信任与支持。根据合同约定，在双方签署合同时甲方已经支付了XXX元作为履约保证金。现在，由于合同约定的事宜已经顺利完成，甲方请求退还履约保证金。
为了保证退款流程的顺利进行，甲方需要贵公司提供以下文件和信息：
1. 退款申请书：甲方将填写一份退款申请书，详细说明退款原因、退款金额等，需要贵公司签字确认。
2. 履约情况证明：甲方将提供合同履约情况的证明文件，例如合同完工证书、验收报告等。
3. 财务账户信息：甲方需要贵公司提供用于退款的财务账户信息，包括开户银行、账号、户名等。
收到上述文件和信息后，甲方将及时进行审核，并完成退款手续。退款金额将通过银行转账的方式汇入贵公司提供的财务账户。
请贵公司务必在收到本信后的5个工作日内提供相关文件和信息。如有任何疑问或需要进一步协商，请随时与甲方联系。
我们衷心希望本次合作能够成为双方共赢的案例，并期待与贵公司在未来的项目中再度合作。
再次感谢贵公司的支持与合作！
此致
敬礼
XXX（甲方）
日期：
