在商业交易中，为了保障交易双方的权益，经常会涉及到履约保证金的问题。履约保证金是指在签订合同或交易过程中由一方（通常是买方）提供的一定金额的资金或者有价证券，作为对合同履行的一种担保。但是当交易完成或者出现特殊情况需要退还履约保证金时，我们需要书面说明来规范退款的流程。
首先，在书面说明中必须明确表达退款的原因，这可以是交易顺利完成、违约方已经履行义务，或者出现特殊情况需要退款等。在说明中要清晰地说明退还履约保证金的原因，以便对方更好地理解。
其次，需要在书面说明中列明需要提供的相关材料，例如交易合同、履约保证金的收据、银行账户信息等。这些信息可以帮助对方快速审核资料，完成退款手续。
在书面说明中，要注明退款的具体金额和退款的方式。可以是通过银行转账、支票支付等方式进行退款。同时，要注明退款的时间，确保在合理的期限内完成退款手续。
**，在书面说明中可以附上双方签字确认，以确保双方均同意退款条件，并且在法律上具有约束力。保留一份书面的退款说明对双方都有保障作用，避免出现退款纠纷。
总的来说，退履约保证金需要书面说明来规范退款流程，确保双方权益。在书面说明中，要明确退款的原因、所需提供的材料、退款的方式和时间，并**附上双方签字确认。只有在双方明确了退款的条件和流程，才能避免不必要的麻烦和纠纷，保障双方的权益。
