尊敬的[收函单位名称]：
我公司（以下简称“[贵公司名称]”）与贵公司于[日期]签订了编号为[合同编号]的[合同名称]（以下简称“本合同”）。根据本合同[条款编号]的约定，我公司需向贵公司缴纳履约保证金人民币[金额大写]（￥[金额小写]）。
现我公司已将上述履约保证金以[转账/电汇]方式汇至贵公司指定账户，具体信息如下：
开户名称：[贵公司账户名称]
开户银行：[贵公司开户银行]
银行账号：[贵公司银行账号]
请贵公司确认收到上述款项后，及时开具相关证明文件并发送至我公司。我公司将妥善保管相关文件。
特此函告，请查收。
[贵公司名称] （盖章）
[日期]
履约保证金是指在合同签订后，一方当事人（通常是项目承包方）按照合同约定向另一方当事人（通常是项目发包方）预先支付的一定金额的款项，用于担保其按照合同约定履行自身义务。履约保证金是保证合同履行的有效手段之一，其主要作用在于：
1. 约束合同双方当事人诚实守信，严格履行合同义务。 履约保证金的存在，对合同双方都具有一定的约束力。对于承包方而言，缴纳履约保证金后，如果违反合同约定，将面临保证金被扣除的风险，从而促使其积极履行合同义务；对于发包方而言，如果无故不退还履约保证金，也可能承担相应的违约责任，这也会促使其按照合同约定行事。
2. 保障合同当事人的合法权益，弥补违约损失。 在合同履行过程中，如果一方当事人违反合同约定，给另一方造成经济损失，受损方可以按照合同约定扣除或要求对方补缴履约保证金，以弥补部分或全部损失。
3. 提高交易效率，降低交易风险。 履约保证金的设立，可以增强交易双方的信任度，提高交易效率。 同时，也为合同违约时的损失赔偿提供了一种便捷的解决途径，降低了交易风险。
在办理履约保证金时，需要注意以下事项：
1. 认真阅读合同条款，明确履约保证金的约定内容。 在签订合同时，双方当事人应就履约保证金的金额、缴纳方式、缴纳时间、退还条件、退还时间等事项进行明确约定，并将其写入合同条款中。
2. 选择合适的履约保证金形式。 常见的履约保证金形式包括现金保证金、银行保函、担保公司保函等。 合同双方可以根据实际情况选择合适的履约保证金形式。
3. 及时缴纳履约保证金，并妥善保管相关凭证。 承包方应按照合同约定的时间和方式，将履约保证金缴纳至指定账户，并妥善保管缴纳凭证，以便日后退还保证金时使用。
4. 关注履约保证金的退还条件和时间。 合同履行完毕后，承包方应及时向发包方提出退还履约保证金的申请，并提供相关证明材料。 发包方应按照合同约定，在确认承包方已按照合同约定履行完所有义务后，及时退还履约保证金。
5. 妥善保管相关文件。 无论是缴纳凭证、退还申请，还是终的退还证明，都应该妥善保管，以备不时之需。
办理履约保证金是保障合同顺利履行，维护合同双方当事人合法权益的重要环节。 在办理过程中，合同双方都应当认真履行各自的义务，并注意相关事项，以避免不必要的纠纷。
