在政府采购活动中，履约保证金作为保障政府采购合同履行的重要手段，发挥着不可替代的作用。履约保证金通常以银行保函的形式提交，待供应商完全履行合同义务后，便可申请退还。本文将详细介绍政府采购履约保证金保函退还的相关手续，以期为广大供应商提供参考。
政府采购履约保证金保函的退还，必须符合一定的条件。根据《中华人民共和国政府采购法》及相关规定，供应商可以申请退还履约保证金保函的情况主要有以下几种：
1. 政府采购合同已经履行完毕，且采购人或其指定的验收部门已出具验收合格证明。
2. 政府采购合同的有效期已过，且采购人确认供应商已按照合同约定履行了义务。
3. 发生政府采购法规定的可以免除供应商履约责任的情形，例如不可抗力等。
4. 经政府采购当事人协商一致，可以解除或终止政府采购合同，且采购人同意退还履约保证金保函。
供应商在申请退还履约保证金保函时，需向采购人或其指定的代理机构提交以下材料：
1. 履约保证金保函退还申请书。申请书应包含供应商名称、项目名称、合同编号、保函金额、退还原因、退还时间等信息，并加盖供应商公章。
2. 政府采购合同原件及复印件。
3. 验收合格证明或其他证明合同已履行的文件，例如终付款证明等。
4. 采购人或其指定的代理机构要求提供的其他材料。
政府采购履约保证金保函退还流程一般如下：
1. 供应商提交退还申请及相关材料。供应商应在满足退还条件后，及时向采购人或其指定的代理机构提交书面申请及相关材料。
2. 采购人或其指定的代理机构进行审核。采购人或其指定的代理机构收到供应商提交的申请材料后，应及时进行审核，确认供应商是否符合退还条件，申请材料是否齐全、真实、有效等。
3. 出具退还通知书。经审核，符合退还条件的，采购人或其指定的代理机构应在收到供应商申请之日起[法定时限]个工作日内，向供应商出具履约保证金保函退还通知书。不符合退还条件的，应书面告知供应商并说明理由。
4. 供应商持退还通知书联系银行办理保函退还手续。供应商收到履约保证金保函退还通知书后，应及时联系出具保函的银行，并按照银行要求办理保函退还手续。
1. 供应商应妥善保管好政府采购合同、验收合格证明等相关文件，以便在申请退还履约保证金保函时能够及时提交。
2. 供应商应及时关注合同履行情况，并在合同履行完毕后及时申请退还履约保证金保函，避免因超过保函有效期而造成损失。
3. 供应商在办理保函退还手续时，应仔细阅读银行的相关规定，并按照规定提供相关材料，确保顺利办理退还手续。
政府采购履约保证金保函的退还是政府采购活动的重要环节，事关供应商的切身利益。供应商应充分了解相关法律法规和政策规定，按照规定程序办理退还手续，以维护自身合法权益。同时，政府采购相关部门也应不断优化服务流程，提高工作效率，为供应商提供更加便捷高效的服务。
