在商业交易中，履约保函如同交易双方的“安全网”，为合同的顺利履行提供保障。但很多人对履约保函的保管责任并不清晰，究竟应该由谁来保管这份重要的文件呢？
履约保函的概念及作用
履约保函是指银行或担保公司应申请人（通常是合同的卖方或承包商）的请求，向受益人（通常是合同的买方或业主）开立的一种书面保证文件。它承诺，如果申请人未能按合同约定履行义务，担保机构将向受益人支付约定的金额。
履约保函的作用主要体现在以下几个方面：
1. 保障合同履行: 为合同的顺利履行提供保障，降低交易风险。
2. 提高履约能力: 增强申请人的履约能力，提升其商业信誉。
3. 维护双方利益: 在一方违约的情况下，保护另一方的合法权益。
履约保函的保管原则
针对履约保函的保管问题，法律法规并没有明确规定由哪一方保管。但根据商业惯例和实际操作经验，一般遵循以下原则：
1. 受益人原则: 由于履约保函是为保护受益人利益而设，因此通常由受益人保管。
2. 安全可靠原则: 保管方应确保保函的安全，防止遗失、损毁或被盗用。
3. 方便使用原则: 保管方式应便于在需要时及时提取和使用。
不同情况下履约保函的保管方式
实际操作中，可以根据具体情况选择不同的保管方式：
1. 由受益人直接保管
这是常见的方式，受益人收到保函后，可以将其妥善保管于公司保险柜或其他安全可靠的地方。
优点：
- 方便使用: 受益人可以直接掌控保函，便于在需要时及时提取和使用。
- 安全可控: 受益人可以自行采取安全措施，确保保函的安全保管。
缺点：
- 保管责任重大: 受益人需承担保函保管不当的风险。
2. 委托第三方保管
双方可以选择将保函委托给银行、律师事务所等第三方机构代为保管。
优点：
- 安全可靠: 第三方机构拥有的保管设施和流程，能够保障保函的安全。
- 减少争议: 可以避免因保管问题产生的纠纷。
缺点：
- 产生额外费用: 委托第三方保管需要支付一定的费用。
- 使用不便: 提取和使用保函时需要办理相关手续，相对麻烦。
3. 开立电子保函
随着金融科技的发展，电子保函逐渐兴起。电子保函采用电子化的方式签发、传输和保管，具有安全、高效、便捷等优势。
优点：
- 安全可靠: 采用电子签名、时间戳等技术，难以伪造和篡改。
- 高效便捷: 可以实现线上签发、传输和保管，节省时间和成本。
缺点：
- 法律效力认定: 部分地区对电子保函的法律效力认定尚未完善。
注意事项
在进行履约保函的保管时，还需要注意以下事项：
1. 明确保管责任： 无论采用哪种保管方式，双方都应在合同中明确约定保函的保管责任，避免产生纠纷。
2. 做好交接手续： 保函移交时，双方应办理好交接手续，并保留相关凭证。
3. 定期检查： 保管方应定期检查保函的完整性和有效性，发现问题及时处理。
4. 及时索赔： 当申请人违约时，受益人应及时向担保机构提出索赔，避免错过索赔期限。
结语
履约保函是保障交易安全的重要工具，妥善保管履约保函对维护双方权益至关重要。在实践中，应根据具体情况选择合适的保管方式，并注意相关事项，以便更好地发挥履约保函的作用。
